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Wie man ein chaotisches Team organisiert

Wir bei it-agile in München sind ein recht chaotischer Haufen. Wir lieben unsere Freiheit, sind alle sehr unterschiedlich und haben es uns zur Aufgabe gemacht, zu einem erfolgreichen Team heranzuwachsen.
Der klassische Weg klingt verlockend: Wir schauen auf die Auslastung der Kollegen und ziehen uns genau die Anfragen, die uns eine stetige Auslastung bringen. Damit sorgen wir dafür, dass wir die in unserer Branche übliche 80%-tige Auslastung erreichen. Das ist zumindest das Ziel, das ich von meinen vorherigen Firmen kenne.

Doch die Natur unseres Geschäfts macht uns dabei viel zu schaffen: Länger als zwei Monate im Voraus kann keiner von uns planen. Kunden haben Unterstützungsbedarf unabhängig von unserer Planung. Meist sehr kurzfristig. Hinzu kommt, dass wir unsere Kunden nicht dauerhaft von uns abhängig machen wollen, sondern sie möglichst schnell in einen Zustand bringen wollen, in dem sie uns nicht mehr brauchen. Das widerspricht natürlich dem oben genannten Ziel. Hinzu kommt, dass wir den Kollegen Wahlmöglichkeiten für die Auswahl von Jobs bieten wollen. Nicht jeder Job den wir machen könnten, sollten wir auch machen. Neben genügend Geld verdienen steht das Interesse der Kollegen, herausfordernde und spannende Jobs zu machen. Schließlich ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter mindestens genauso wichtig wie die der Kunden.

Wir brauchen also einen anderen Ansatz.

lego_stack

Diesen Haufen Steine bekommt jeder Kollege und kann damit seine im Jahr verfügbare Arbeitszeit verplanen

Wenn wir uns unser Problem anschauen, ein Umsatzziel in einer nicht-planbaren Umgebung zu erreichen, stellt sich schnell raus, dass es ein Limitierungsproblem ist. Kurzes googeln zeigt, dass ein Jahr 250 Arbeitstage hat (zumindest in Bayern 🙂 ). Die Ausgangsfrage lässt sich also darauf reduzieren, dass jeder Kollege an jedem Tag entscheiden kann, welche Art von Arbeit er macht: Arbeitet er für einen Kunden, bildet er sich weiter, arbeitet er intern oder macht er Urlaub. Für jeden Tag im Jahr muss diese Entscheidung getroffen werden. Klingt wie gemacht für Kanban-Karten: jeder Tag ist ein Signal, dass dort eine bestimmte Arbeit verrichtet werden kann.

Nichts leichter als das: wir besorgen 250 verschiedenfarbige Lego-Steine für jeden Kollegen und teilen diese in fünf Kategorien: 140 für Kundenarbeit (orange), 20 für Weiterbildung (blau), 30 für Orga (gelb) und 30 für Urlaub (weiß). Dann bleiben noch 30 für Slack (grün), also ungeplante Zeit übrig. Damit ist die gesamte verfügbare Arbeitszeit eines Jahres abgebildet und wir schauen uns regelmäßig an, wie viele Steine jeder Kollege verbraucht hat. Wir betrachten unser System retrospektiv und können für jeden Augenblick sagen, wie wir gerade dastehen: wir kennen die durchschnittliche Erwartung an ausgegebenen Steinen und die tatsächlich erzielte Anzahl. Damit haben wir ein Bild, ob wir gerade über oder unter der statistischen Erwartung sind.

Natürlich reicht das noch nicht. Rein statistisch steht jedem Mitarbeiter pro Monat 2,5 Tage Urlaub zu. Die Realität zeigt jedoch, dass Kollegen den Urlaub nicht gleichverteilt nehmen, sondern sich diesen zum Beispiel für einen ausgedehnten Sommerurlaub aufsparen. Die Konsequenz davon sollte sein, dass wir in nicht-Urlaubszeiten mehr orange, also Kundentage, und weniger weiße Steine sehen, da hier der Kollege Urlaub anspart.

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Unser Teamkalender aus LEGO – Es gibt vier Reihen von links nach Rechts in denen die Monate abgebildet sind. Links oben Januar, rechts unten Dezember

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Jeder Kollege hat eine Reihe um seine Steine zu setzen – Hier zu sehen: Januar, Februar und April, Mai

Um das abzubilden, ist es naheliegend, das gesamte Jahr als Kalender nachzubauen und darauf alle Steine zu verteilen. Damit haben wir ein für das Jahr abgeschlossenes System und können die Auswirkungen der tatsächlich erzielten Arbeitsverteilung auf die Zukunft direkt erkennen. Das heißt ich deale mit mir selbst. Macht ein Kollege mehr Kundentage als im Durchschnitt, wird sofort sichtbar, dass er in der Zukunft mehr Urlaub, Slack oder Weiterbildung machen muss. Und umgekehrt.

lego_calender_dealing.jpg

Das Dealen läuft in 4 Schritte ab: 1) Ich stelle fest, dass sich etwas ändert und ich tauschen möchte. In dem Beispiel möchte ich an den zwei Tagen Slack gerne beim Kunden sein. 2) Ich machen den Platz an dem die Steine standen frei. Ich entferne den Slack. 3) Ich suche mir eine nicht geplante Stelle, von der ich Kundensteine entnehmen kann und entferne diese. 4) Ich setze die entnommenen Steine an die zu ändernde Stelle und umgekehrt. Der Slack wandert jetzt also an die vormalige Kundenstelle und ich kann beim Kunden sein

Was ist aber, wenn jemand mehr Urlaub haben möchte oder mal eine größere Weiterbildung machen will? Hier beginnt das Teamdealen. Wenn ich mehr weiße Steine haben will, muss ich die von einem Teammitglied „abkaufen“ indem ich orange Steine eintausche.

Wir sind noch mitten in der Erfahrungssammlung mit unserem neuen System. Bisher können wir sagen: die Lego-Steine geben uns die individuelle Freiheit bei gleichzeitiger Betrachtung des Team-Ergebnisses. Mit unseren jeweiligen 250 Steinen kann jeder planen, so wie es ihm damit am besten geht. Und wir sehen auf unserem gemeinsamen Kalender sofort, welche Auswirkungen unsere Entscheidungen auf das Teamergebnis hat und ob wir etwas anpassen wollen.

Habt ihr Anregungen wie wir das System noch verbessern können? Dann schreibt uns. Wir freuen uns, die Ideen auszuprobieren.

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