Magic Prioritization

In fast jeder Firma stellt sich die Frage, wie Aufgaben für ein Team oder für eine Abteilung priorisiert werden sollen. Dabei sollen die Interessen aller Stakeholder genauso berücksichtigt werden, wie die strategische Ausrichtung der Unternehmung. Was also tun?

Mit meinen Kunden spiele ich in solch einer Situation gerne Magic Priotization. Ich weiß nicht wo ich dieses Vorgehen her habe und möchte es daher gerne mit euch teilen. Falls es das als Methode schon gibt, freue ich mich darüber mehr zu erfahren.

Das Vorgehen – tldr

Alle Stakeholder kommen in einem ca. 2 stündigen Meeting zusammen, stellen ihre Ideen vor, die dann von den Teilnehmern mit einer begrenzten Geldmenge gekauft werden. Anschließen werden die gekauften Ideen priorisiert.

Das Verfahren Magic Prioritisation eigenet sich für mich, um in einer heterogenen Gruppe von Stakeholdern schnell zu einer Auswahl von Themen zur Umsetzung in einem festgelegten Zeitraum zu kommen. Grundlage ist die Erkenntnis, dass durch Fokussierung auf einzelne, von der Gruppe getragene Themen die Effektivität erhöht wird und es immer viel mehr Themen als Idee gibt, als tatsächlich abgearbeitet werden können.

Agenda

Agenda

  • Vorstellung der Vision (5 Minuten)
  • Aufschreiben der Themen der Stakeholder (15 Minuten)
  • Vorstellung und Bewerbung der Themen (20-30 Minuten)
  • Größeneinordnung (10 Minuten)
  • Kaufen – Teil 1 (10 Minuten)
  • Diskussion + Kaufen – Teil 2 (20 Minuten)
  • Priorisierung (5 Minuten)

Das Vorgehen

Einladung

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es hilfreich ist, bei der ersten Durchführung auf eine Beschreibung dessen was passiert zu verzichten und die Teilnehmer unvorbereitet zu dem Meeting einzuladen. Ich kündige die Methode gerne als Experiment an, auf das ich sie bitte sich einzulassen und im Anschluss zu bewerten.

Hintergrund ist, dass ich verhindern möchte, dass die Teilnehmer ihre Ideen bereits im Detail ausarbeiten, um sie im Marktplatz bewerben zu können. Gleichzeitig erreiche ich damit, dass nur die Dinge die den Teilnehmern im Kopf sind, im Marktplatz auftauchen und damit quasi eine Vorauswahl erreiche.

In der Einladung adressiere ich alle Mitarbeiter des Unternehmens, die potentiell Einfluss auf die Themen für die Abarbeitung haben können. Der Kreis findet sich meist aus denjenigen, die die Anforderungen auch bisher gestellt haben und kann darüber hinaus beliebig erweitert werden.

Marktplatz

Im ersten Schritt stellen die Teilnehmer ihre Themen vor, die sie gerne umgesetzt haben wollen und werben dafür. Es ist nützlich, wenn zuvor der Vision Leader (zum Beispiel der CEO) kurz die mittelfristige Vision vorstellt, um die Teilnehmer einzustimmen.

Um die Ideen zu sammeln, gebe ich den Teilnehmern ca. 15 Minuten Zeit, die Themen die sie haben auf Post-its zu schreiben und anschließen knapp vorzustellen und darzustellen, warum ihre Idee umgesetzt werden sollte.

Nachdem alle Teilnehmer ihr Themen vorgestellt und diese an eine große Wand gehängt wurden, erfolgt die Auswahl der umzusetzenden Themen.

Kaufen

Ich verwende zur Themenauswahl ein aus den Innovation Games bekanntes, an Buy a Feature angelehntes Verfahren. Dazu ist es hilfreich, die Größe der Themen sowie die Abarbeitungsgeschwindigkeit zu kennen.

Größenschätzung

Meist existiert eine Skala auf der die Größe von Themen geschätzt wird. Diese übertrage ich dann auf eine Skala S, M, L, XL und lasse die Teilnehmer die Themen in diese Skala einordnen. Falls kein Maß existiert, lasse ich die Teilnehmer direkt die Aufgaben diesen Kategorien zuordnen. In diesem Schritt, kann es leicht zu Diskussionen über die korrekte Größe von Themen kommen („aber dass muss doch erst die Entwicklungsabteilung schätzen“), die ich dann nutze um über die relative Größe der Themen untereinander und die Ungenauigkeit von Schätzungen zu diskutieren. In der Regel können sich die Teilnehmer schnell auf die vorgeschlagenen Kategorien einigen.

Abarbeitungsgeschwindigkeit

Der zweite Schritt vor dem Kaufen ist die Festlegung der im Umlauf befindlichen Geldmenge, die ich aus der Abarbeitungsgeschwindigkeit ermittle. Ich frage also, wie viele Themen welcher Kategorie sie in letzter Zeit in einer Zeit von 1 oder 2 Monaten abarbeiten konnten und lege basierend darauf eine Geldmenge fest. Die Bestimmung dieser Zahl ist nicht einfach, da meist keine genauen Metriken existieren, auf der anderen Seite aber auch kein Problem, da es nur um eine Priorisierung und nicht um ein Commitment geht (das betone ich durchgängig in der Moderation). Eine grobe Schätzung ist also ausreichend.

Nachdem ich die Geldmenge für die Gruppe festgestellt habe, lege ich die Preise für die Themen pro Kategorie fest und Teile das Geld zu gleichen Teilen unter den Teilnehmern auf.

Beispiel

Der Aufwand pro Kategorie wurden (basierend auf der vorhanden Schätzmethode) festgelegt mit:

  • S < 5 Manntagen
  • M < 10 Manntagen
  • L bis 50 Manntagen
  • XL > 50 Manntagen

und das Team hat in einem Monat geschätzt zwei L-Themen fertig gestellt.

Ich überlege mir, wie viel Handlungsspielraum ich den Teilnehmern geben möchte und entscheide mich dafür, dass jeder Teilnehmer 500 € zur Verfügung haben soll. Bei 12 Teilnehmer ergibt sich also, dass 6.000 € im Umlauf sind. Bedingt durch die Abarbeitungsgeschwindigkeit von zwei L-Themen, lege ich die Preise wie folgt fest:

  • S – 300 €
  • M – 600 €
  • L – 3.000 €
  • XL 5.000 €

Die Aufgabe an die Teilnehmer ist jetzt, die Themen für die Entwicklung zu kaufen und ihr Geld so einzusetzen, dass es möglichst effektiv ist. Der erste Versuch scheitert meist. Jeder Teilnehmer kauft das Thema, dass ihm persönlich am wichtigsten erscheint und so ergibt es sich, dass kein Thema genügend Geld versammelt hat, um gekauft zu werden. An diesem Punkt wird häufig erkenntlich, dass das Problem darin besteht, dass es unterschiedliche Interessen gibt, die (ohne dieses Spiel) verdeckt waren und es dadurch zu unklaren und teils gegensätzlichen Priorisierungen in der Vergangenheit kam. Des weiteren wird klar, dass viel weniger Themen umgesetzt werden können, als sich die Teilnehmer wünschen.

Dies ist der Punkt, an dem die größte Lernerfahrung für die Teilnehmer passiert. Hier ist es schwierig vorherzusagen, was passiert. Ich versuche durch entsprechende Moderation den Teilnehmer zu ermöglichen, die Erkenntnisse zu verarbeiten und darauf basierend ihre Kaufentscheidungen für Themen zu überdenken und dahin zu leiten, das zu tun was für die Gruppe am besten ist.

Je nach Dynamik der Gruppe geben Einzelne ihr Positionen auf und verwenden ihr Geld, um die Themen von anderen zu unterstützen. Somit ergibt sich, dass die Gruppe am Ende ihr Geld so angelegt hat, dass die vorbestimmte Anzahl von Themen gekauft wurde.

Priorisierung

Nach der Auswahl der Themen die entsprechend der berechneten Geschwindigkeit ausgewählt wurden, müssen diese noch in eine Reihenfolge gebracht werden. Ich habe es in der Regel mit 3-5 Themen zu tun und die Priorisierung ist sehr einfach für die Gruppe. Diese erfolgt dann durch Gruppendiskussion. Falls das nicht funktioniert, verwende ich hier Dot-Voting.

Ich hoffe euch hat dieser Artikel inspiriert und ihr könnt damit Anregungen für eure Herausforderungen mitnehmen. Falls ja, würde ich interessieren, welche Erfahrungen ihr gemacht habt. Also gebt mir gerne Feedback.

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